Potvrzování schůzek

Schůzky s nastaveným spouštěcím štítkem v Raynetu potvrzuje telefonicky AI asistent. Asistent se představí, potvrzuje jen se zamýšleným kontaktem a žádosti o změnu schůzky předává obchodníkovi. Čas schůzky nemění a nový termín neslibuje.

Příprava

1. Nainstalujte telefonní plugin poskytující phoneCalls, Raynet poskytující raynetMeetings a Microsoft Teams s osobním doručením e-mailem. Plugin vyžaduje Elowen core 0.30.7 a novější.
2. Nastavte Raynet na přístup pro čtení i zápis se sdílenými firemními přihlašovacími údaji. Automatické zjišťování běží mimo osobní konverzaci.
3. Vytvořte běžný lidský servisní účet. Udělte mu hlasový přístup a výslovný přístup k telefonnímu pluginu, k pluginu pro potvrzování schůzek a k Raynetu, povolte nástroj MeetingConfirmRecord a chatový model pro jeho konverzace. Nastavte jeho hlas, oprávnění k chatovému modelu a měsíční limit útraty. Zapnutí pluginu vyžádá od administrátora souhlas s tím, aby v tomto účtu otevíral konverzace. Pomocný model v Nastavení → Modely také čte kontakt z poznámky k příležitosti.
4. Vyberte Účet pro volání ze seznamu účtů a nastavte spouštěcí a výsledkové štítky, název společnosti a časové pásmo. Dny volání jsou ve výchozím stavu pondělí až pátek; výběr zkontrolujte a ponechte alespoň jeden den.
5. Vyplňte Telefonní čísla pro pilotní provoz vlastními čísly ve formátu E.164. Dokud seznam není prázdný, ostatní čísla se ohlásí jejich obchodníkovi a nikdy se nevolají.
6. Propojte každou označenou schůzku s její příležitostí (business case) a zapište kontakt zákazníka se jménem a telefonním číslem do poznámky k příležitosti; schůzka bez příležitosti, s prázdnou poznámkou nebo bez jasného telefonního čísla se předá obchodníkovi bez volání. Před zapnutím volání zkontrolujte formulář nastavení. Na označených testovacích schůzkách vyzkoušejte potvrzení, zrušení, změnu termínu, zpětné volání, odpověď jiné osoby, hlasovou schránku, obsazenou linku, výpadky i restart.

Pilotní seznam vymažte až poté, co vlastník schválí ostrý provoz. Prázdný seznam povoluje všechny označené schůzky.

Pojmenované skupiny nastavení jsou zpočátku otevřené a pamatují si, zda jste je zavřeli. Podrobné pokyny k polím nabízí ikona nápovědy. Odstup mezi pokusy a Nejkratší čas před schůzkou zobrazují u pole hodiny a zachovávají kroky po čtvrthodinách. Nejvyšší počet pokusů zůstává počtem volání.

Plán

Zjišťování běží při startu a každých 15 minut pro následujících 30 dní. Seznam vybírá označené schůzky; každá se potom načte podrobně, protože seznam nenese vlastníka. Známé čekající schůzky mimo toto rozmezí se načítají jednotlivě. Chybějící záznam v seznamu neprokazuje smazání.

První volání se plánuje na Čas prvního hovoru v poslední povolený den volání před dnem schůzky. Pondělní schůzka se obvykle volá v pátek. Pozdní označení použije nejbližší povolený termín. Státní svátky se nevylučují.

Dny volání jsou ve výchozím stavu pondělí až pátek. Hodiny volání jsou ve výchozím stavu 09:00 až 17:00, Europe/Prague. Konec je výlučný. Výchozí maximum jsou dva uskutečněné pokusy s odstupem tří hodin od výsledku předchozího volání. Opakování se ořezávají do hodin volání. Každý pokus musí začít striktně dřív než v čase začátku schůzky zmenšeném o Nejkratší čas před schůzkou, obvykle dvě hodiny.

Jedna služba vlastní zjišťování, doručování i volání. Její jediný časovač se probouzí v nejbližším termínu, nejvýše za hodinu; zjišťování ho probouzí kvůli nově nalezené práci. Volání běží vždy jen jedno. Před vytáčením se schůzka a její poznámka k příležitosti načtou znovu, telefon se normalizuje a po externích čteních se znovu ověří skutečný aktuální čas, termín i počet pokusů. Zpětné volání se naplánuje na přesný budoucí okamžik, pokud je povolené a zbývá pokus. Stávající práce a latence sítě mohou skutečný start oddálit; před vytáčením se čas znovu ověří.

Přesunutá schůzka začíná nové počítání pro svůj nový začátek. Zrušení, dokončení nebo odstranění spouštěcího štítku čekající úlohu zruší. Dokončené úlohy se pro stejný čas schůzky už nevolají. Při zápisu výsledku spouštěcí štítek zůstává.

Výsledky

Konverzace pro každou schůzku

Každé uskutečněné volání se ohlásí v konverzaci servisního účtu pro danou schůzku s názvem jako Potvrzení schůzky · <company> · <start> podle nastavení Jazyk zpráv. Opakování používají stejnou konverzaci. Jádro připojí svou kartu volání a přepis. Jádro uchovává záznam o volání 6 hodin a při restartu ho zahodí; potom konverzace kartu nezobrazuje. Odmítnuté volání vyvolá jen upozornění pro administrátora.

U přijatého volání drží plugin úlohu bez verdiktu. Agent dostane fakta o schůzce, začátek volání v ISO s offsetem a nastavené časové pásmo a přepis jako nedůvěryhodná data. Potvrdit může jen zamýšlený kontakt. Jiná osoba potvrdit nemůže; ticho nikdy neznamená potvrzení. Žádost o změnu termínu je přání, ne rezervovaná změna. Nejednoznačnost znamená nejasný výsledek. Agent napíše zprávu obchodníkovi podle nastavení Jazyk zpráv a zavolá MeetingConfirmRecord.

Společné parametry jsou callId, result a message. Zpráva je po oříznutí neprázdná a má nejvýše 1000 znaků. Výsledky jsou confirmed, cancelled, reschedule s povinným preferredTime (1–500 znaků), callback s povinným at v ISO s offsetem, other_person s povinným reachableAt v ISO s offsetem nebo null a unclear. Neplatné argumenty vrátí výslovnou chybu nástroje k opakování. Nástroj přijímá jen volání vázané na svou aktuální konverzaci a verdikt zapíše jednou; opakování ho nemůže změnit. O tom, zda časy zpětného volání a dosažitelnosti povolují další pokus, rozhodují stávající pravidla plánování.

Řádek poznámky v Raynetu má tvar <ISO timestamp> <agent message> [Elowen #<attemptId>] a používá uložený čas výsledku. Teams dostane přesně tuto zprávu následovanou jedním referenčním řádkem, například:

The customer requests Friday afternoon. Please contact them to agree on the next step.
#42 · Oct 8, 2026, 2:00 PM

Potvrzená volání neposílají do Teams žádné oznámení. Zpětná volání a výsledky s jinou osobou posílají oznámení jen tehdy, když nelze naplánovat další pokus. Ostatní výsledky vytáčení si ponechávají oznámení s pevným štítkem. Žádný druhý model z volání nic nevyvozuje ani neshrnuje.

Pokud agent skončí, selže, je zastaven nebo nemůže začít bez zápisu, plugin okamžitě zapíše nejasný výsledek. Tah, který se nikdy nevyrovná, včetně tahu přerušeného restartem démona, má uložený limit deseti minut. Záložní postup zapíše do Raynetu štítek nejasného výsledku i popisek; Teams dostane stávající popisek nejasného výsledku s prefixem společnosti a referenční řádek. Smyčka doručování je jediný externí zapisovatel.

Kontakt z poznámky k příležitosti

Obchodníci v Raynetu nevytvářejí kontaktní osoby; kontakt zákazníka zapisují do poznámky k příležitosti, ke které schůzka patří. Plugin tuto poznámku (description, obvykle HTML) načte a požádá Pomocný model o kontakt zákazníka. Model dostane jako kontext název schůzky, společnost zákazníka a jméno obchodníka a poznámku jako nedůvěryhodná data a vrátí {name, phone}, kde každá hodnota je řetězec nebo null. Telefon musí být zapsán přesně jako v poznámce; model vrátí null, když zákazníkovi žádné číslo nepatří nebo není jasné které, a nikdy nesmí vrátit číslo obchodníka ani kolegy. Odpověď modelu, která tomuto schématu neodpovídá, schůzku hlasitě označí jako selhání a nic se nevytáčí.

Odpověď se ukládá k úloze spolu s hashem poznámky a kontextu schůzky, takže model poznámku čte znovu jen tehdy, když se změní ona nebo kontext. Bez pomocného modelu úloha zůstane čekající a zjišťování to zkouší znovu; nic se neodhaduje. Extrakce běží mimo jakýkoli účet, takže se její náklad nezapočítává do limitu útraty servisního účtu.

Zjišťování znovu použije uložené normalizované číslo jen tehdy, dokud hash kontaktu a nezpracované číslo zůstávají stejné. Schůzku, vlastníka i poznámku k příležitosti přesto obnovuje; změněný kontakt nebo chybějící normalizované číslo vyžaduje nové vyhledání. Každý pokus o volání provede před vytáčením nové vyhledání.

Kontrola telefonu rozlišuje neplatná čísla od výpadků vyhledávání. Výpadek vyhledávání vymaže připravený telefon a úlohu ponechá čekající pro zjišťování, aniž by kontakt označil za neplatný. Normalizované číslo +421 volí slovenštinu, jinak češtinu.

Odmítnutí jádrem nespotřebovává pokus. Vyvolá upozornění pro administrátora a opakuje se nejdřív za pět minut, v hodinách volání; pokud už nezbývá termín, úloha se uzavře jako nedostupný kontakt.

Doručení a obnova

Čekající aktualizace Raynetu a oznámení do Teams po restartu pokračují. Neúspěšné doručení se opakuje každých pět minut, nejvýše ve třech průchodech. Po třetím neúspěšném průchodu se doručování zastaví, selhání se zaloguje jako chyba pro administrátora a daný výsledek se už automaticky neopakuje. Nový výsledek nebo přesunutá schůzka začíná nové počítání. Zpětné volání nebo opakování kvůli jiné osobě, které už bylo naplánované, přesto proběhne. Přijaté volání, jehož výsledek po deseti minutách stále chybí, se zapíše jako nejasný; znovu se automaticky nevolá.

Data a náklady

Plugin uchovává odkazy na schůzky, údaje o kontaktu, výsledky a stav čekajícího doručení. Přepisy volání zůstávají v konverzaci servisního účtu a řídí se pravidly mazání konverzací. Za volání platí servisní účet vybraný v okamžiku zjištění schůzky; změna tohoto účtu platí pro nové úlohy a přesunuté časy schůzek. Smazáním účtu se odstraní i jeho záznamy o schůzkách.

Pokyny

Pokročilé Pokyny pro hovor podporují {{companyName}}, {{ownerName}}, {{language}} a {{facts}}. Výchozí pokyny požádají zákazníka, který schůzku ruší nebo chce jiný termín, o preferovaný čas a sdělí mu, že ho bude kontaktovat obchodník; asistent sám nikdy na nový čas nepřistoupí. Fakta jsou JSON obsahující ID schůzky, název, dnešní datum a začátek, obojí vypsané v nastaveném časovém pásmu a jazyce volání, časové pásmo, kontakt (jméno z poznámky k příležitosti, jinak společnost zákazníka) a jméno obchodníka. Fakta z CRM a přepisy jsou nedůvěryhodná data, nikdy ne pokyny. Zprávy se požadují podle nastavení Jazyk zpráv, které řídí i oznámení do Teams.

Schéma výsledku rozlišuje confirmed, cancelled, reschedule s preferredTime, callback s at v ISO s offsetem, other_person s reachableAt v ISO s offsetem nebo null a unclear. Každý výsledek agenta obsahuje vlastní zprávu, kterou ověřuje kontrakt Zod v pluginu.