Potvrdzovanie stretnutí

Stretnutia s nastaveným spúšťacím štítkom v Raynete potvrdzuje telefonicky AI asistent. Asistent sa predstaví, potvrdzuje iba so zamýšľaným kontaktom a žiadosti o zmenu stretnutia odovzdáva obchodníkovi. Čas stretnutia nemení a nový termín nesľubuje.

Príprava

1. Nainštalujte telefónny plugin poskytujúci phoneCalls, Raynet poskytujúci raynetMeetings a Microsoft Teams s osobným doručením e-mailom. Plugin vyžaduje Elowen core 0.30.7 a novší.
2. Nastavte Raynet na prístup na čítanie aj zápis so zdieľanými firemnými prihlasovacími údajmi. Automatické zisťovanie beží mimo osobnej konverzácie.
3. Vytvorte bežný ľudský servisný účet. Prideľte mu hlasový prístup a výslovný prístup k telefónnemu pluginu, k pluginu na potvrdzovanie stretnutí a k Raynetu, povoľte nástroj MeetingConfirmRecord a chatový model pre jeho konverzácie. Nastavte jeho hlas, oprávnenia k chatovému modelu a mesačný limit útraty. Zapnutie pluginu vyžiada od administrátora súhlas s tým, aby v tomto účte otváral konverzácie. Pomocný model v Nastavenia → Modely tiež číta kontakt z poznámky k príležitosti.
4. Vyberte Účet pre volanie zo zoznamu účtov a nastavte spúšťacie a výsledkové štítky, názov spoločnosti a časové pásmo. Dni volania sú v predvolenom stave pondelok až piatok; výber skontrolujte a ponechajte aspoň jeden deň.
5. Vyplňte Telefónne čísla pre pilotnú prevádzku vlastnými číslami vo formáte E.164. Kým zoznam nie je prázdny, ostatné čísla sa oznámia ich obchodníkovi a nikdy sa nevolajú.
6. Prepojte každé označené stretnutie s jeho príležitosťou (business case) a zapíšte kontakt zákazníka s menom a telefónnym číslom do poznámky k príležitosti; stretnutie bez príležitosti, s prázdnou poznámkou alebo bez jasného telefónneho čísla sa odovzdá obchodníkovi bez volania. Pred zapnutím volaní skontrolujte formulár nastavení. Na označených testovacích stretnutiach vyskúšajte potvrdenie, zrušenie, zmenu termínu, spätné volanie, odpoveď inej osoby, hlasovú schránku, obsadenú linku, výpadky aj reštart.

Pilotný zoznam vymažte až potom, čo vlastník schváli ostrú prevádzku. Prázdny zoznam povoľuje všetky označené stretnutia.

Pomenované skupiny nastavení sú spočiatku otvorené a pamätajú si, či ste ich zavreli. Podrobné pokyny k poliam ponúka ikona nápovedy. Odstup medzi pokusmi a Najkratší čas pred stretnutím zobrazujú pri poli hodiny a zachovávajú kroky po štvrťhodinách. Najvyšší počet pokusov zostáva počtom volaní.

Plán

Zisťovanie beží pri štarte a každých 15 minút pre nasledujúcich 30 dní. Zoznam vyberá označené stretnutia; každé sa potom načíta podrobne, pretože zoznam nenesie vlastníka. Známe čakajúce stretnutia mimo tohto rozsahu sa načítavajú jednotlivo. Chýbajúci záznam v zozname nepreukazuje vymazanie.

Prvé volanie sa plánuje na Čas prvého hovoru v posledný povolený deň volania pred dňom stretnutia. Pondelkové stretnutie sa zvyčajne volá v piatok. Neskoré označenie použije najbližší povolený termín. Štátne sviatky sa nevylučujú.

Dni volania sú v predvolenom stave pondelok až piatok. Hodiny volania sú v predvolenom stave 09:00 až 17:00, Europe/Prague. Koniec je výlučný. Predvolené maximum sú dva uskutočnené pokusy s odstupom troch hodín od výsledku predchádzajúceho volania. Opakovania sa orezávajú do hodín volania. Každý pokus musí začať striktne skôr než v čase začiatku stretnutia zmenšenom o Najkratší čas pred stretnutím, zvyčajne dve hodiny.

Jedna služba vlastní zisťovanie, doručovanie aj volania. Jej jediný časovač sa prebúdza v najbližšom termíne, najviac o hodinu; zisťovanie ho prebúdza kvôli novonájdenej práci. Volanie beží vždy iba jedno. Pred vytáčaním sa stretnutie a jeho poznámka k príležitosti načítajú znova, telefón sa normalizuje a po externých čítaniach sa znova overí skutočný aktuálny čas, termín aj počet pokusov. Spätné volanie sa naplánuje na presný budúci okamih, ak je povolené a zostáva pokus. Existujúca práca a latencia siete môžu skutočný štart oddialiť; pred vytáčaním sa čas znova overí.

Presunuté stretnutie začína nové počítanie pre svoj nový začiatok. Zrušenie, dokončenie alebo odstránenie spúšťacieho štítku čakajúcu úlohu zruší. Dokončené úlohy sa pre rovnaký čas stretnutia už nevolajú. Pri zápise výsledku spúšťací štítok zostáva.

Výsledky

Konverzácia pre každé stretnutie

Každé uskutočnené volanie sa oznámi v konverzácii servisného účtu pre dané stretnutie s názvom ako Potvrzení schůzky · <company> · <start> podľa nastavenia Jazyk správ. Opakovania používajú rovnakú konverzáciu. Jadro pripojí svoju kartu volania a prepis. Jadro uchováva záznam o volaní 6 hodín a pri reštarte ho zahodí; potom konverzácia kartu nezobrazuje. Odmietnuté volanie vyvolá iba upozornenie pre administrátora.

Pri prijatom volaní drží plugin úlohu bez verdiktu. Agent dostane fakty o stretnutí, začiatok volania v ISO s offsetom a nastavené časové pásmo a prepis ako nedôveryhodné dáta. Potvrdiť môže iba zamýšľaný kontakt. Iná osoba potvrdiť nemôže; ticho nikdy neznamená potvrdenie. Žiadosť o zmenu termínu je želanie, nie rezervovaná zmena. Nejednoznačnosť znamená nejasný výsledok. Agent napíše správu obchodníkovi podľa nastavenia Jazyk správ a zavolá MeetingConfirmRecord.

Spoločné parametre sú callId, result a message. Správa je po orezaní neprázdna a má najviac 1000 znakov. Výsledky sú confirmed, cancelled, reschedule s povinným preferredTime (1–500 znakov), callback s povinným at v ISO s offsetom, other_person s povinným reachableAt v ISO s offsetom alebo null a unclear. Neplatné argumenty vrátia výslovnú chybu nástroja na opakovanie. Nástroj prijíma iba volanie viazané na svoju aktuálnu konverzáciu a verdikt zapíše raz; opakovanie ho nemôže zmeniť. O tom, či časy spätného volania a dosiahnuteľnosti povoľujú ďalší pokus, rozhodujú existujúce pravidlá plánovania.

Riadok poznámky v Raynete má tvar <ISO timestamp> <agent message> [Elowen #<attemptId>] a používa uložený čas výsledku. Teams dostane presne túto správu nasledovanú jedným referenčným riadkom, napríklad:

The customer requests Friday afternoon. Please contact them to agree on the next step.
#42 · Oct 8, 2026, 2:00 PM

Potvrdené volania neposielajú do Teams žiadne oznámenie. Spätné volania a výsledky s inou osobou posielajú oznámenie iba vtedy, keď nemožno naplánovať ďalší pokus. Ostatné výsledky vytáčania si ponechávajú oznámenie s pevným štítkom. Žiadny druhý model z volania nič nevyťažuje ani nezhrňuje.

Ak agent skončí, zlyhá, je zastavený alebo nemôže začať bez zápisu, plugin okamžite zapíše nejasný výsledok. Ťah, ktorý sa nikdy nevyrovná, vrátane ťahu prerušeného reštartom démona, má uložený limit desiatich minút. Záložný postup zapíše do Raynetu štítok nejasného výsledku aj popisok; Teams dostane existujúci popisok nejasného výsledku s prefixom spoločnosti a referenčný riadok. Slučka doručovania je jediný externý zapisovateľ.

Kontakt z poznámky k príležitosti

Obchodníci v Raynete nevytvárajú kontaktné osoby; kontakt zákazníka zapisujú do poznámky k príležitosti, ku ktorej stretnutie patrí. Plugin túto poznámku (description, zvyčajne HTML) načíta a požiada Pomocný model o kontakt zákazníka. Model dostane ako kontext názov stretnutia, spoločnosť zákazníka a meno obchodníka a poznámku ako nedôveryhodné dáta a vráti {name, phone}, kde každá hodnota je reťazec alebo null. Telefón musí byť zapísaný presne ako v poznámke; model vráti null, keď zákazníkovi nepatrí žiadne číslo alebo nie je jasné ktoré, a nikdy nesmie vrátiť číslo obchodníka ani kolegu. Odpoveď modelu, ktorá tomuto schému nezodpovedá, označí stretnutie nahlas ako zlyhanie a nič sa nevytáča.

Odpoveď sa ukladá k úlohe spolu s hashom poznámky a kontextu stretnutia, takže model poznámku číta znova iba vtedy, keď sa zmení ona alebo kontext. Bez pomocného modelu úloha zostane čakajúca a zisťovanie to skúša znova; nič sa neodhaduje. Extrakcia beží mimo akéhokoľvek účtu, takže sa jej náklad nezapočítava do limitu útraty servisného účtu.

Zisťovanie znova použije uložené normalizované číslo iba dovtedy, kým hash kontaktu a nespracované číslo zostávajú rovnaké. Stretnutie, vlastníka aj poznámku k príležitosti pritom obnovuje; zmenený kontakt alebo chýbajúce normalizované číslo vyžaduje nové vyhľadanie. Každý pokus o volanie vykoná pred vytáčaním nové vyhľadanie.

Kontrola telefónu rozlišuje neplatné čísla od výpadkov vyhľadávania. Výpadok vyhľadávania vymaže pripravený telefón a úlohu ponechá čakajúcu pre zisťovanie bez toho, aby kontakt označil za neplatný. Normalizované číslo +421 volí slovenčinu, inak češtinu.

Odmietnutie jadrom nespotrebúva pokus. Vyvolá upozornenie pre administrátora a opakuje sa najskôr o päť minút, v hodinách volania; ak už nezostáva termín, úloha sa uzavrie ako nezastihnutý kontakt.

Doručenie a obnova

Čakajúce aktualizácie Raynetu a oznámenia do Teams po reštarte pokračujú. Neúspešné doručenie sa opakuje každých päť minút, najviac v troch prechodoch. Po treťom neúspešnom prechode sa doručovanie zastaví, zlyhanie sa zaloguje ako chyba pre administrátora a daný výsledok sa už automaticky neopakuje. Nový výsledok alebo presunuté stretnutie začína nové počítanie. Spätné volanie alebo opakovanie kvôli inej osobe, ktoré už bolo naplánované, napriek tomu prebehne. Prijaté volanie, ktorého výsledok po desiatich minútach stále chýba, sa zapíše ako nejasný; znova sa automaticky nevolá.

Dáta a náklady

Plugin uchováva odkazy na stretnutia, údaje o kontakte, výsledky a stav čakajúceho doručenia. Prepisy volaní zostávajú v konverzácii servisného účtu a riadia sa pravidlami mazania konverzácií. Za volania platí servisný účet vybraný v okamihu zistenia stretnutia; zmena tohto účtu platí pre nové úlohy a presunuté časy stretnutí. Vymazaním účtu sa odstránia aj jeho záznamy o stretnutiach.

Pokyny

Pokročilé Pokyny pre hovor podporujú {{companyName}}, {{ownerName}}, {{language}} a {{facts}}. Predvolené pokyny požiadajú zákazníka, ktorý stretnutie ruší alebo chce iný termín, o preferovaný čas a oznámia mu, že ho bude kontaktovať obchodník; asistent sám nikdy na nový čas nepristúpi. Fakty sú JSON obsahujúci ID stretnutia, názov, dnešný dátum a začiatok, oboje vypísané v nastavenom časovom pásme a jazyku volania, časové pásmo, kontakt (meno z poznámky k príležitosti, inak spoločnosť zákazníka) a meno obchodníka. Fakty z CRM a prepisy sú nedôveryhodné dáta, nikdy nie pokyny. Správy sa požadujú podľa nastavenia Jazyk správ, ktoré riadi aj oznámenia do Teams.

Schéma výsledku rozlišuje confirmed, cancelled, reschedule s preferredTime, callback s at v ISO s offsetom, other_person s reachableAt v ISO s offsetom alebo null a unclear. Každý výsledok agenta obsahuje vlastnú správu, ktorú overuje kontrakt Zod v plugine.